Administracija voznog parka u Excelu: koliko zaista košta?

Administracija voznog parka koja se vodi u Excelu naizgled je besplatna, a zapravo košta na tri mesta: u utrošenom radnom vremenu (po pravilu 3–10 sati nedeljno, u zavisnosti od veličine voznog parka), u posledicama propuštenih rokova (gubitak garancije, kazna, vozilo van upotrebe) i u lošim odlukama zasnovanim na netačnim ili nepotpunim podacima. Automatizovan sistem za upravljanje voznim parkom zamenjuje sva tri.

1. Radno vreme. Putni nalog, evidencija pređenih relacija (evidencija za mađarsku poresku upravu), vođenje kilometraže, servisna tabela i mesečni zbirni pregled po pravilu oduzimaju jednom zaposlenom više sati nedeljno — u zavisnosti od veličine voznog parka 3–10 sati nedeljno. To je nekoliko stotina hiljada HUF godišnje troškova zarada koji odlaze na administraciju, a ne na posao.

2. Propušten rok. Excel ne upozorava. Ako je odgovorna osoba na godišnjem odmoru ili preskoči red, tehnički pregled, osiguranje ili servis propisan kao uslov garancije tiho ističe. Jedan jedini gubitak garancije po pravilu je veća šteta od godišnje naknade za sistem za upravljanje voznim parkom.

3. Loš podatak. Odluka — zamena, obračun, nagrađivanje — doneta na osnovu kilometraže koja se vodi po izjavi, procenjene potrošnje i moto-sati sabranih na papiru vredi onoliko koliko i podatak. A u slučaju spora Excel nije dokaz.

U FleetControl-u podaci nastaju sami: putni nalog, evidencija pređenih relacija i dnevnik kilometraže izrađuju se iz CAN+GPS podataka, na isteke rokova sistem upozorava e-poštom, izveštaji stižu sami, a prijava kvara od strane vozača postaje nalog za kvar. Održavanje Excel tabele kao zadatak prestaje da postoji.