Flottenverwaltung in Excel: Was kostet sie wirklich?

Eine in Excel geführte Flottenverwaltung scheint kostenlos zu sein, kostet aber tatsächlich an drei Stellen Geld: durch die aufgewendete Arbeitszeit (typischerweise 3–10 Stunden pro Woche, je nach Flottengröße), durch die Folgen versäumter Fristen (Garantieverlust, Bußgelder, Fahrzeugausfall) und durch falsche Entscheidungen, die auf ungenauen oder fehlenden Daten beruhen. Ein automatisiertes Flottenmanagement-System ersetzt alle drei.

1. Die Arbeitszeit. Fahrtenbuch, Fahrtennachweis, Kilometerstandsführung, Werkstatttabelle und Monatsabschluss kosten einen Mitarbeiter typischerweise mehrere Stunden pro Woche — je nach Flottengröße 3–10 Stunden. Das sind jährlich mehrere hunderttausend Forint Lohnkosten, die in die Verwaltung fließen statt in die Arbeit.

2. Die versäumte Frist. Excel meldet sich nicht. Ist der Verantwortliche im Urlaub oder übersieht er eine Zeile, laufen die technische Prüfung, die Versicherung oder der als Garantiebedingung vorgeschriebene Service unbemerkt ab. Ein einziger Garantieverlust ist in der Regel ein größerer Schaden als die Jahresgebühr eines Flottenmanagement-Systems.

3. Die falschen Daten. Eine Entscheidung — Austausch, Abrechnung, Prämierung —, die auf mündlich gemeldeten Kilometerständen, geschätztem Verbrauch und auf Papier summierten Maschinenstunden beruht, ist nur so gut wie die Daten. Und im Streitfall ist Excel kein Beweis.

In FleetControl entstehen die Daten von selbst: Fahrtenbuch, Fahrtennachweis und Kilometerprotokoll werden aus den CAN- und GPS-Daten erstellt, an Fristen erinnert das System per E-Mail, die Berichte kommen automatisch, und die Fehlermeldung des Fahrers wird zum Störungsticket. Die Pflege der Excel-Tabelle als Aufgabe entfällt.