Administratíva vozového parku v Exceli: koľko v skutočnosti stojí?

Administratíva vozového parku vedená v Exceli je zdanlivo zadarmo, v skutočnosti však stojí peniaze na troch miestach: vo vynaloženom pracovnom čase (zvyčajne 3–10 hodín týždenne podľa veľkosti vozového parku), v dôsledkoch zmeškaných termínov (strata záruky, pokuta, vyradené vozidlo) a v zlých rozhodnutiach, ktoré stoja na nepresných alebo chýbajúcich údajoch. Automatizovaný systém na správu vozového parku nahradí všetky tri.

1. Pracovný čas. Kniha jázd, evidencia jázd, vedenie stavu tachometra, servisná tabuľka a súhrn na konci mesiaca zvyčajne zaberú kolegovi niekoľko hodín týždenne — podľa veľkosti vozového parku 3–10 hodín týždenne. To sú ročne mzdové náklady vo výške niekoľkých stotisíc forintov, ktoré idú na administratívu, nie na prácu.

2. Zmeškaný termín. Excel neupozorní. Ak je zodpovedná osoba na dovolenke alebo preskočí riadok, technická kontrola, poistenie alebo servis predpísaný ako záručná podmienka potichu vyprší. Jediná strata záruky je zvyčajne väčšia škoda ako ročný poplatok za systém na správu vozového parku.

3. Zlé údaje. Rozhodnutie — výmena, vyúčtovanie, odmeňovanie — prijaté na základe stavu tachometra zapísaného podľa nahlásenia, odhadovanej spotreby a motohodín sčítaných na papieri má takú hodnotu ako tieto údaje. A v prípade sporu Excel nie je dôkaz.

Vo FleetControl údaje vznikajú samy: kniha jázd, evidencia jázd a denník stavu tachometra sa vytvárajú z údajov CAN+GPS, na vypršanie platnosti systém upozorní e-mailom, reporty prichádzajú samy a hlásenie poruchy od vodiča sa stane servisným tiketom. Údržba excelovej tabuľky ako úloha zaniká.